Kancelář vedoucího služebního úřadu

v rámci výkonu předmětu činnosti Archivu zejména:

  1. zajišťuje příslušnými úkony, včetně administrativních, výkon funkce, řídící činnost a plnění úkolů ředitele Archivu v rozsahu jemu stanovené odpovědnosti a pravomoci,
  2. plní činnosti sekretariátu ředitele Archivu a hlavní podatelny Archivu,
  3. ve spolupráci s dalšími organizačními útvary Archivu připravuje a předkládá podklady a návrhy pro rozhodování ředitele Archivu a další podklady, 
  4. ve spolupráci s dalšími organizačními útvary Archivu koordinuje proces vzdělávání zaměstnanců,
  5. vede evidenci interních aktů řízení Archivu, včetně dalších interních pokynů a zajišťuje jejich uveřejnění na intranetu MZA,
  6. vede evidenci razítek a klíčové hospodářství Archivu,
  7. vyřizuje žádosti občanů/institucí pro potřeby sociálního a důchodového pojištění (dohledání dokumentů k odpracované době v zaměstnání či doklady o studiu),
  8. v zájmu zajištění ochrany osobních údajů odpovídá za nastavení procesů a vedení příslušné dokumentace ve vztahu k GDPR,
  9. koordinuje procesy zavádění řízení kvality v Archivu,
  10. zajišťuje pro potřeby Archivu a jeho vnitřních organizačních jednotek mzdovou agendu včetně zdravotního pojištění,
  11. ve spolupráci s dalšími organizačními útvary Archivu zajišťuje zhotovení a aktualizaci dokumentace staveb, správu nemovitostí a jejich stavební údržbu, kontroluje stavební a technický stav objektů Archivu v Brně a v Tišnově,
  12. ve spolupráci s ekonomickým oddělením zajišťuje provoz, revize, údržbu a opravy technických a technologických zařízení, přístrojů a vybavení Archivu, a vede o tom příslušnou dokumentaci,
  13. zajišťuje činnosti Archivu na úseku bezpečnosti práce, požární ochrany, energetiky, vodohospodářství a autoprovozu a vede agendu s tím spojenou,
  14. ve spolupráci se smluvní firmou zajišťuje nepřetržitý výkon služby fyzické ostrahy archivního areálu v Brně, koordinuje obsluhu EPS a EZS a vede agendu, evidenci a dokumentaci související s výkonem této činnosti,
  15. podílí se na zajištění provozu archivního areálu v Brně kontrolní a obslužnou činností, přičemž zejména umožňuje, kontroluje a zabezpečuje vstup/výstup zaměstnanců a jiných osob a vjezd/výjezd vozidel do/z areálu a vede s tím související záznamy a evidence,
  16. přijímá opatření, odstraňuje a zaznamenává případně zjištěné nedostatky zejména na úseku prevence vzniku požárního nebezpečí, vloupání, škod způsobených přírodními živly a haváriemi i na úseku úsporných opatření,
  17. odpovídá za zajištění bezpečného provádění sterilizace archiválií Archivu i jiných institucí.