Co je předarchivní péče

Předarchivní péče je soubor činností vykonávaných při správě dokumentů, jejím metodickém řízení, kontrole a končících výběrem archiválií.
Moravský zemský archiv v Brně (včetně jeho vnitřních organizačních jednotek – státních okresních archivů) jako správní úřad na úseku archivnictví a spisové služby ve svém správním obvodu (Jihomoravský kraj, Kraj Vysočina, Zlínský kraj) kontroluje dodržování povinností stanovených archivní legislativou a dohlíží na vyřazování dokumentů u veřejnoprávních a soukromoprávních původců. Kromě toho poskytuje metodické konzultace k problematice vedení spisové služby, ukládání a vyřazování dokumentů, k tvorbě spisových řádů a spisových a skartačních plánů, k povinnostem likvidátorů a insolvenčních správců v oblasti správy dokumentů likvidovaných subjektů, k podmínkám pro zájemce o udělení koncese „Vedení spisovny“ apod.

Základní pojmy: 

Původce – každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán. Archivní legislativa rozlišuje původce:

  • veřejnoprávní – organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 zákona o archivnictví), právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 zákona o archivnictví), vysoké školy, školy a školská zařízení (jsou-li zapsány Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy do školského rejstříku vedeného podle § 141 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání – školský zákon, ve znění pozdějších předpisů, a to bez ohledu na jejich zřizovatele – veřejnoprávními původci jsou mj. soukromé a církevní školy, jsou-li registrovány) s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (mateřské školy, výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování jen tehdy, jsou-li přímou součástí veřejnoprávního původce), zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem,
  • soukromoprávní – obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k archivnímu zákonu, politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti, notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k archivnímu zákonu.

Výkon spisové služby – zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Výkon spisové služby je povinný pouze pro veřejnoprávní původce.

Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (například listinné dokumenty), či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.

Výběr archiválií – posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií.

Archiválie – dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence.