Základní informace
Dokumenty pracovněprávní povahy (např. mzdové listy, osobní spisy, pracovní smlouvy nebo evidenční listy důchodového pojištění) nejsou podle právních předpisů považovány za archiválie. Z tohoto důvodu nejsou ukládány ve státních archivech.
Primárním správcem údajů potřebných pro důchodové pojištění je Česká správa sociálního zabezpečení, která tyto informace pravidelně přebírá od zaměstnavatelů. Současně mají povinnost uchovávat příslušnou dokumentaci i samotní zaměstnavatelé, případně jejich právní nástupci nebo likvidátoři.
Je třeba počítat s tím, že dokumenty mají stanovené skartační lhůty (např. mzdové listy aktuálně až 45 let), po jejichž uplynutí mohou být zlikvidovány.
S čím Vám můžeme pomoci
- Poskytujeme informace o možném uložení dokumentů nearchivní povahy, pokud jsou nám tyto údaje známy.
- V odůvodněných případech zpřístupníme dochované archiválie vztahující se k původci.
- Pořizujeme kopie, výpisy a opisy archiválií dle platného ceníku.
- U složitějších dotazů nabízíme zpracování rešerše dle kapacit archivu.
S čím Vám nemůžeme pomoci
- Nevydáváme potvrzení o době zaměstnání ani o výši příjmů.
- Nedisponujeme kompletní dokumentací potřebnou pro důchodové řízení.
- Nemůžeme upravovat ani doplňovat dochované dokumenty nebo vystavovat nové doklady.
- Nemůžeme garantovat aktuálnost kontaktů na bývalé zaměstnavatele či jejich nástupce.
Jak postupovat při hledání dokladů
Doporučujeme postupovat v následujícím pořadí:
- Obrátit se na bývalého zaměstnavatele: Veřejném rejstříku ČR (https://or.justice.cz/; zde potvrďte, že máte zájem nahlížet i na neplatné subjekty).
- Kontaktovat právního nástupce nebo likvidátora společnosti, ti měli povinnost dokumenty uložit.
- Prověřit údaje u České správy sociálního zabezpečení.
- V případě neúspěchu se obrátit na příslušný archiv dle sídla zaměstnavatele, který může pomoci s orientací v dalším postupu.
Pro úspěšné dohledání je vhodné uvést zejména:
- název a sídlo zaměstnavatele,
- časové období zaměstnání,
- jméno a příjmení v době zaměstnání,
- pracovní zařazení.
Legislativa
- zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
- zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
- zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění
Podání žádosti
Na archiv se lze obrátit:
- písemně (poštou),
- prostřednictvím datové schránky,
- e-mailem,
- osobně v úředních hodinách.
V případě poskytování osobních údajů je nutné doplnit žádost některým z níže uvedených způsobů:
- Žádost zaslaná datovou schránkou evidovanou na fyzickou osobu, jíž se žádost týká (není nutný elektronický podpis).
- Žádost zaslaná e-mailem s elektronickým podpisem osoby, jíž se žádost týká.
- Žádost analogová s ověřeným vlastnoručním podpisem osoby, jíž se žádost týká, zaslaná poštou.
- V případě žádosti s neověřeným podpisem lze vyřídit/předat informace, příp. kopie osobně po předložení dokladu totožnosti. V případě, že dojde k vyzvednutí jinou osobou, než která je uvedena v archivovaných dokumentech, je třeba se prokázat plnou mocí s ověřeným podpisem.